1. Những điều cần chuẩn bị khi tiếp khách

– Thái độ chuẩn trên tư cách một nhân viên, phép tắc cơ bản, kiểm tra trang phục diện mạo.

–  Bạn có sẵn sàng tiếp đón, chăm sóc khách hàng hết lòng không

–  Trang phục và diện mạo bên ngoài của bản ( Tóc, giày dép,….) có sạch sẽ gọn gàng  và chuẩn mực không ?

–  Các khu vực xung quanh như bàn làm việc và văn phòng được sếp ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ để phù hợp với việc tiếp khách không ?

2. Khi tiếp đón khách

Chào hỏi:

  – Nhân viên chạm mặt khách đầu tiên tại bộ phận tương ứng phải đứng dậy chào hỏi.

– Chào bằng giọng đủ lớn, rạng rỡ đủ để thu hút sự chú ý của khách

– Sau khi chào, xác nhận mục đích đến của khách hàng và thông báo cho nhân viên phụ trách .

3. Khi hướng dẫn khách hàng

– Trong trườn hợp người phụ trách là mình thì phải dẫn khách đến phòng có thể tiến hành công việc được.

– Trường hợp bạn ở bộ phận khác, hoặc không phụ trách cần cho khách biết người phụ trách là ai và dẫn họ trực tiếp đến gặp.

– Trường hợp mục đích đến của khách ở phòng ban khác, hoặc không thể trực tiếp dẫn khách đi có thể hướng dẫn trực tiếp cho họ người phụ trách là ai và ở đâu .

4. Xử lý công việc

( Nhanh chóng và chính xác )

– Dạ vâng tôi sẽ xử lý ngay lập tức cho quý khách ạ. Thật sự xin lỗi, Nhưng ông/bà có thể đợi một chút được không ạ

– Tốt nhất nên để khách hàng đang đứng ngồi xuống ghế.

– Trường hợp công việc tiến hành khó hiểu, nên ghi chú và giải thích cụ thể cho khách hàng

( Trường hợp không thể tiến hành công việc ngay lập tức )

– Thời hạn xử lý công việc quý khách yêu cầu là đến ngày…. công việc được tiến hành xử lý theo quá trình như thế này ….

– Qúy khách có thể thấy các mục cần xử lý như thế này…

5. Kết thúc công việc

– Thông báo đơn giản đến khách hàng về công việc quý khách yêu cầu đã được hoàn tất xử lý .

– Hướng dẫn các thủ tục, phương pháp phản đối một cách thân thiện và kết thúc.

6. Tiễn khách hàng